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    中小型企业是否需要差旅管理?

    关于中小型企业,有这样一种认识:差旅管理公司对于这些规模较小的企业来说规模太大、费用太高,因此中小型企业根本不考虑去雇佣差旅管理公司。然而事实上,有大量不同规模的差旅管理公司都能够为这些企业提供服务和专门知识,只不过方式不同而已。

    例如:差旅管理公司FCM旗下有一个专业的品牌Corporate Traveller。这个品牌专门为年差旅支出在10万英镑和200万英镑之间的企业提供服务。而嘉信力旅运尽管有约70%的客户都属于中小型企业,但其已不再有中小企业这个定义,或者说不再明确推出中小型企业服务。嘉信力旅运英国与爱尔兰总监Johan Wilson说,“小型企业可成长为大型企业,也可能在一个国家规模小,在其他市场却属于大型企业。一些小型企业有密集的差旅业务,因此其需求与大型企业一样。”他还指出,据英国中小型企业联合会(FSB)表示,2016年年初,英国共550万家私营企业中有99.9%均属于中小型企业。这些企业提供了私营企业界60%的就业机会,年营业额共计1.8万亿英镑,占整个英国私营企业界年营业总额的47%。

    对于那些认为自己能够处理好差旅业务的小型企业来说,仅节省时间这一项就值得考虑。“据我们估算,每次预订前要花43分钟去搜索,”Wilson说。此外,大型差旅管理公司还有一个全球范围的客户群可利用,而中小型企业靠自己是无法实现的。同时,科技催生出了不那么昂贵的自助服务选项,此类选项需支付较高的交易手续费,并且需要人工干预。

    差旅管理公司还提供让客户能够完成预订、跟踪员工、接收安全与安保信息等事项的工具和App。其中大部分属于照顾义务方面的工具。对于任何企业来说,照顾义务都已不再只是一个可选项,但其又会耗费时间与精力。差旅管理公司HRG指出,有大量高风险的目的地都属于全球重要的商业枢纽。同时,近期各地发生的恐怖袭击事件也证明很多城市都不是绝对安全的。差旅管理公司Direct Travel企业差旅(欧洲)主管 Andrew Newton说,“差旅管理公司能够在安全与安保措施等一系列领域提供差旅人员或其公司本不会意识到的指导。” 

    跟踪差旅支出

    企业最重要的一项差旅控制工具就是差旅政策。此政策规定了差旅人员该支出多少、怎样支出和在哪里支出。统一的公司信用卡将所有支出情况保存于同一个地方,提供深度且准确的管理信息,让企业能够在有大量支出时与供应商议价。简而言之,差旅政策确保企业能够有战略性地使用预算。要让差旅政策有效发挥作用,就必须定期且清晰地向差旅人员展开差旅政策方面的教育。“未雇佣差旅管理公司的企业常常很难跟踪差旅支出情况,”差旅管理公司Clarity销售总监Paul Casement说,“差旅管理公司能够提供有关最佳航线和酒店的核心数据、模式与行为分析,以确保企业能够控制自己的差旅预算并利用好花出去的每一分钱。”

    Clarity Hub是Clarity旗下专门为中小型企业提供服务的一个品牌。该品牌以有竞争力的价格提供航班和住宿,同时提供账户管理、出行警示、电话支持与照顾义务服务。差旅政策不一定是一份正式的文件。“就算企业只有一名员工,也要制定差旅政策。此类政策或许并非书面文件,但各企业要明白自己愿意在航班和酒店上支出多少。而这就是政策,” Direct Travel企业差旅(欧洲)主管Newton说,“较大型的企业或许会将这样的想法写在纸上,会覆盖员工有差旅需求时该向谁汇报、预计员工将受哪些条款的约束等内容。”

    船舶工程公司Mandiesel就是成功制定非正式差旅政策的一个典范。该公司共有员工18名,75%的员工都会出差,且主要是在英国出差。有部分工程师也会前往欧洲其他国家出差。近期还有部分员工前往中国,代表原产商向客户进行产品演说。差旅管理公司Direct Travel企业差旅(欧洲)主管 Andrew Newton说,“我们的差旅产品预订大部分由公司的财务专员完成。但多数员工都有一张公司信用卡,可以选择用这张卡预订,也可以选择由财务专员来预订。而财务专员也有一张公司卡,她会利用预订信息来达成最划算的交易,还会从差旅人员那里收集有关住宿标准的反馈意见。”Mandiesel公司唯一一次通过差旅管理公司预订的是前往中国的差旅产品。“之所以通过差旅管理公司预订,一部分是因为那是原产商的差旅代理商,一部分则是因为这次行程更加复杂,需要办理签证。因此,我们认为付费让专业的人士来预订会更保险,像我们这样的企业,随着公司的增长,员工都会承担住宿预订等任务,且不会接受相关的正式培训。”

    差旅管理公司Direct Travel企业差旅(欧洲)主管 Andrew Newton说,“中小型企业需要认识到免费午餐是没有的。人人都会为其服务收取费用,大多数航企都不再向代理商支付佣金,但却在其他领域收取费用。有了差旅管理公司,就可以清楚地看到支付了哪些服务费用。”

    企业忠诚度计划的福利

    中小型企业参与差旅供应商的忠诚度计划是有好处的。差旅管理公司Direct Travel企业差旅(欧洲)主管 Andrew Newton说,“如果你并非只是偶然向某供应商购买一次产品,那么没理由不参与这家供应商的忠诚度计划。这些供应商都会以某种形式针对你未来的购买业务提供返利。不参加忠诚度计划,就等于是白白扔钱。” 为了打消顾虑,可以看看2016年英国航空On Business企业忠诚度计划,会员仅通过奖励航班一项就节省了4800万英镑。

    以下列出了一些经营有中小型企业忠诚度计划的航企。会员企业和个人均可通过其忠诚度计划积分。可通过该航企本身、合作航企与联盟内航企以及参与航企忠诚度计划的酒店来积分。可将积分兑换为航班、升舱以及其他奖励内容。一些航企的忠诚度计划要求企业专门任命一位忠诚度计划管理员作为统一的联络点。

    英国航空

    On Business企业忠诚度计划的会员和英国航空Executive Club常旅客计划会员以及西班牙国家航空Plus常旅客计划会员可为自己的公司赚取积分及/或现金折扣。可通过英国航空、美国航空及西班牙国家航空赚取积分并消费积分。

    法荷航集团与达美航空

    Blue Biz中小企业忠诚度计划的会员乘坐这两家航企的航班时可获得Blue Credits积分。

    阿联酋航空

    Business Rewards计划会员如果同时也是阿联酋航空Skywards计划的会员,则可为公司和自己赚取Skywards Miles积分。

    阿提哈德航空

    Business Connect计划的会员必须要拥有2-50名差旅人员。乘坐柏林航空和维珍澳洲航空的航班时也可积分,并可将积分兑换为现金。

    卡塔尔航空

    Q Biz计划的企业会员和Privilege Club计划的个人会员均可积分,该计划与寰宇一家联盟其他成员航企的计划通用。

    新加坡航空

    此航企对出差员工人数最多为30名的企业推出了High Flyer计划。企业会员乘坐新航和胜安航空的航班均可积分。个人会员则累积Kris Flyer里程。

    星空联盟

    Partner Plus Benefit协议公司奖励计划向企业客户奖励Benefit Points积分。会员乘坐联盟内11家航企的航班均可赚取积分和使用积分。

    维珍大西洋航空

    Virgin Flying Co.是专门针对出差员工为两名及以上人数的企业推出。其会员企业也必须是Flying Club计划的会员。计入个人账户的里程有40%由公司获得,在维珍大西洋航空指定的合作航企累积的里程有10%会由公司获得。

    美国联合航空

    Perks Plus计划的会员乘坐美国联合航空、联航快运(United Express)及其他合作航企的航班时均可积分。由公司获得的积分可换算为Mileage Plus积分,记入个人Mileage Plus账户。

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